Как получить электронную подпись для юридических лиц

В современном электронном документообороте необходимо быстро и однозначно подтверждать авторство документов и исключать возможности их подделки. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) — это инструмент подтверждения юридической значимости действий как частных лиц, так и организаций в сети Интернет.

Определение и структура ЭЦП

Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» №63-ФЗ определяет ЭП как информацию в электронно-цифровой форме, позволяющую идентифицировать физическое или юридическое лицо. Это реквизит электронных документов, полноценный аналог собственноручной подписи, который позволяет:

  • заверить авторство владельца подписи;
  • подтвердить факт подписи данного документа (неотказуемость);
  • проверить целостность документа (отсутствие искажения информации).

Закон предусматривает три вида ЭП:

  • простая — логин и пароль, которые идентифицируют отправителя;
  • усиленная неквалифицированная — подтверждает личность отправителя и целостность документа;
  • усиленная квалифицированная — заверяется сертификатом удостоверяющего центра (УЦ).

ЭЦП закон

Усиленная электронная подпись состоит из криптопрограммы и двух ключей: открытого и закрытого.

Криптопрограмма — это ПО, необходимое для работы с ключами. Создание ЭП возможно только на том компьютере, на котором представитель удостоверяющего центра установил криптографическое ПО.

Закрытый ключ — уникальная последовательность символов, известная только владельцу; он предназначен для создания ЭП на документах.

Открытый ключ однозначно соответствует закрытому; он необходим для подтверждения подлинности ЭП.

В качестве носителя ЭЦП используются USB-флешки, смарт-карты, а в ближайшей перспективе — и SIM-карты. Распространены специальные защитные устройства-токены: ruToken (в виде брелка USB), eToken (в виде флешки, смарт-карты).

Как получить электронную подпись

Выбор вида электронной подписи

Выбор вида ЭП зависит от сферы ее использования.

Простая подпись нужна при отправке сообщений, уведомлений различным учреждениям. Она выдается бесплатно на портале госуслуг, физическим лицам, в течение 1 дня.

Неквалифицированная подпись используется во внутреннем документообороте компании.

Квалифицированная подпись используется в документообороте с органами госвласти, с другими компаниями, фондами, организациями. Эти усиленные подписи выдаются в аккредитованных УЦ.

Выбор удостоверяющего центра (УЦ)

Актуальный список УЦ находится на сайте Минкомсвязи в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров» (http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/). В начале 2017 года их насчитывается более 430. Списки аккредитованных УЦ, а также центры, аккредитация которых приостановлена или досрочно прекращена, доступны для скачивания в формате таблицы Excel.

Ближайший в городе аккредитованный центр легко найти по карте РФ, представленной на сайте Минкомсвязи.

Можно отправить заявки в несколько УЦ, чтобы сравнить их цены и сроки изготовления.

Заявка и оплата счета

Заявку на выпуск ЭП можно заполнить и отправить на сайте выбранного удостоверяющего центра, указав свои контактные данные. Далее представитель УЦ связывается с заявителем для консультации и уточнения деталей. На электронную почту центра необходимо выслать свои реквизиты, на которые будет выставлен счет.

УЦ выставляет заявителю счет, присылает список необходимых документов и два договора: на предоставление услуг УЦ и на покупку прав по использованию криптопровайдера. Заявитель оплачивает счет, отсылает в УЦ заполненные договора и отсканированные копии своих документов. За готовой подписью нужно приходить с оригиналами документов, для их сверки со сканами.

Пакет документов для юридических лиц при получении ЭЦП

Перечень документов определен действующим законом, поэтому аккредитованные УЦ не могут упростить процедуру регистрации, урезая этот список.

Документы для получения ЭП юрлиц:

  • заявление на регистрацию ЭП (заполняется на месте);
  • учредительные документы;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство ИНН;
  • паспорт и СНИЛС лица, получающего ЭП.

Если электронную подпись получает директор компании, то необходим нотариально заверенный документ, подтверждающий его должность. Если ЭП получает представитель компании на имя директора, то нужен соответствующий документ о назначении с подписью руководителя.

Если ЭП получает представитель компании на свое имя, то нужны:

  • доверенность на предоставление ЭЦП с подписью руководителя и печатью фирмы;
  • документ, подтверждающий должность представителя.

Если документы передаются в УЦ через курьера, то курьер должен иметь нотариальную доверенность от руководителя компании или иного лица, имеющего право на подпись.

Важно обратить внимание, что для использования ЭП юридического лица на портале госуслуг и ряде других ведомств только директор компании должен быть владельцем подписи. В противном случае возможен отказ в регистрации на портале.

Список документов для получения ЭЦП физическими лицами гораздо меньше: нужны только заявление на регистрацию, паспорт и СНИЛС. Для индивидуальных предпринимателей потребуется еще выписка из госреестра ИП.

Получение электронной подписи

Для получения ЭЦП заявителю необходимо прийти в пункт выдачи аккредитованного центра. При себе иметь:

  • документы из списка,
  • заявление,
  • чек оплаты,
  • подписанный договор.

Если электронный носитель-идентификатор ruToken или eToken приобретается в УЦ, то заявитель получает доверенность на предоставление материальных ценностей.

Сертификат ЭП однозначно идентифицирует личность субъекта и содержит сведения о нем, об удостоверяющем центре, перечень сфер использования ЭП, дату срока действия и номер. Этот сертификат действует на протяжении 1 года, после чего его необходимо продлить.

Правовые аспекты и нюансы электронного документооборота

Ведение электронного документооборота юридических лиц с использованием ЭЦП основано на следующей нормативно-правовой базе:

  • закон №63-Ф3 определяет порядок осуществления юридических операций с использованием ЭЦП;
  • стт. 160, 434, 847 ГКРФ определяют регламент осуществления сделок с ЭЦП;
  • закон №149-Ф3 определяет термин электронной документации;
  • закон №402-Ф3 регламентирует ведение бухгалтерской отчетности;
  • ст. 169 Налогового кодекса РФ определяет порядок использования электронных счетов.

Для проверки электронной подписи партнеры получают копию открытого ключа. Организации, между которыми существует электронный документооборот, должны договориться о порядке действий для подтверждения подлинности ЭП, а также в случаях, когда подлинность не определяется.

Сроки и стоимость

Стоимость электронной подписи зависит от ее вида, от обозначенных сфер применения, а также от региона выдачи и конкретного УЦ. Например, ЭП для электронных торгов обходится в 4-7 тысяч руб. Кроме того, для функционирования разных ЭП требуется разное количество приобретаемых носителей-токенов и лицензий.

Срок изготовления ЭП в среднем 2-3 дня.

Сферы применения

Участие в торгах

Существующие электронные торговые площадки делятся на 3 категории: госзаказ, коммерческие торги и реализация имущества. Владельцы ЭП, юридические и физические лица, получают возможность участвовать в электронных торгах, не покидая офиса. Это дает им значительные преимущества: увеличение рынка сбыта, доступ к госзаказу, экономию времени и средств, юридическую защищенность, удобную статистику динамики продаж. Дополнительную возможность развития бизнеса дает участие в международных электронных торгах.

Сдача отчетности

Все организации обязаны с установленной периодичностью информировать госорганы о своей деятельности. Нередко составление отчетов представляет собой трудоемкий процесс, который при этом ограничен временными рамками. Переход на электронную отчетность значительно упрощает и ускоряет эту процедуру, гарантирует отправителю отчета конфиденциальность, безошибочность и комфорт. Отчеты в налоговую службу, пенсионный фонд, фонд соцстрахования и в Росстат становится популярным сдавать в электронном виде.

Электронный документооборот

Применение ЭП позволило перейти на безбумажный документооборот. Отказ от бумажных носителей и переход на электронные формы документов повышает эффективность деятельности организаций. Значительно возрастает оперативность обработки документов, производительность сотрудников, защищенность информации, слаженность работы подразделений.

Продление и перевыпуск ЭП

Электронная подпись выпускается на 1 год, а затем продляется или перевыпускается. Заявка на переоформление подается в УЦ не позднее 20 дней до окончания срока.

Досрочный перевыпуск ЭП потребуется при изменении реквизитов ЮЛ или владельца, при утере или выходе из строя носителя ЭП, на котором записана подпись, а также при компроментации подписи.

Алгоритм действий, сроки и стоимость ЭП при перевыпуске такие же, как и при первичном выпуске.

Проверка и пин-код

Если ЭП находится в одном файле с электронным документом, то такая подпись называется присоединенной. Если ЭП содержится в отдельном файле, то это отсоединенная подпись. Проверить подлинность ЭП обоих видов можно в соответствующем разделе портала госуслуг по адресу https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds.

Сервис проверки сертификата ЭП есть также на Едином портале электронной подписи http://www.iecp.ru/ep/ep-verification.

Носители ЭП (токены) защищены от несанкционированного использования PIN-кодами. На них установлены стандартные пин-коды, которые владелец ЭП может изменить. На устройствах Рутокен для изменения кода можно выбрать статус пользователя и/или администратора.

Электронная подпись юридического лица сегодня — необходимый инструмент для ведения бизнес-процессов во многих сферах. Она позволяет удаленно обмениваться документацией с органами власти и партнерами и тем самым расширяет географию бизнеса, экономит время и ресурсы, повышает конфиденциальность инфообмена.